近年、中小企業ではコスト削減のため会議室を設けない企業が増えてきています。

また、会議室があっても、隣室の音が入ってしまったり、利用ニーズの高さから予約が重複してしまったりすることもあるでしょう。

また、ビジネスのリモート化が進む中、利用者が増えたために通信回線が混雑してしまい接続速度が遅くなり、配信品質が悪くなるケースがあるようです。

また、企業によるウェビナー配信だけでなく、個人事業主による配信も増えています。しかし、自宅では家族の生活音や近所の音、サイレン音などのノイズが入ってしまう可能性も少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、貸し会議室です。

「貸し会議室」との名の通り、会議向けに場所が用意されているため、ウェビナーや研修をはじめとするビジネス利用に最適です。

特にインテリアや機材にこだわったおしゃれな貸し会議室の需要は高く、企業が会議やリモート会議だけでなく企業主催のウェビナーにも箔が付くでしょう。

もちろん、個人ウェビナーやライブ配信、収録にもおすすめです。

ここからは、ウェビナーやライブ配信で貸し会議室を使う際に確認しておきたい３つのポイントをご紹介します。

配信目的で利用できるかどうかを選別するために重要なポイントですが、複数の貸し会議室を比較検討する際にも役立つので、押さえておきましょう。

必ず確認しておきたいのが、貸し会議室内の通信環境です。

通常はWi-Fiなどの通信回線が引かれていますが、格安の貸し会議室では、インターネット環境が整っていない可能性も否定できません。事前に、インターネット設備が導入されているかを確認しておきましょう。

また、インターネット設備が入っていたとしても、貸し会議室全体での共有回線なのか、1室ごとに引かれているのかどうか、回線の種類や速度はどうかも確認しておきましょう。

インターネット配信をする際の動画のデータ量は膨大です。貧弱なインターネット環境では、画像が乱れたり、音声が聴こえなくなったりするなどのトラブルが生じてしまいます。

特に、Zoom配信で大量のゲスト参加を予定している場合は、たとえパソコンのスペックが良くとも、通信環境が悪ければ、それだけで配信が成り立たなくなってしまいます。

YouTubeと連携させてのライブ配信も同様に、データ量が大きいので注意しなければなりません。

品質が悪いウェビナーやライブ配信では、視聴者の集中力が下がってしまい、内容もうまく伝わらないために、クレームを呼ぶ可能性もあるでしょう。

このような事態を避けるためにも、事前に通信環境の性能を確認しておいてください。

通信環境や機器の性能については、古くから運営している貸し会議室に比べて、新しくオープンした貸し会議室の方が、新しい設備を揃えている傾向にあります。

例えば、弊社が札幌市で運営している貸し会議室フランツでも、スペックの高い設備の機能を最大限ご活用いただくために、Wi-Fi環境を整えております。

ただし、実際に配信環境が満足いくものかどうかは、使ってみなければわからないのも事実です。可能であれば、配信当日よりも前に、実際に同じ場所で配信テストをしていただくと良いでしょう。

貸し会議室によって、用意されている機材は様々です。

パソコンの画面に表示されるスライドを共有しながら配信するのであれば、特段問題はないかもしれません。

ですが、画面共有ではなく、ホワイトボードに説明を書きながらウェビナーを進行する場合は、ホワイトボードやペン、クリーナーも必要になるでしょう。

配信や収録に欠かせないのは、Webカメラやビデオカメラなど配信用のカメラです。

PCに備わっているカメラも活用できますが、より配信の品質を重視するのであれば、別途カメラを準備しましょう。

また、貸し会議室によっては、PCとプロジェクタを接続するためのコネクタなどのアクセサリーを用意しているところもあるので、事前に確認しておくと良いでしょう。

他にも、室内の照明の明るさも確認しておきましょう。明るさが足りない場合はライトを借りることはできるのか、自分で用意しなければならないのかを事前に確認しておくと、当日安心して配信に望めます。

Web配信をする場合は、クリアな音声を視聴者に届ける必要があります。音が途絶えてしまったり、こもってしまったりするようでは、視聴者がストレスを感じ離脱してしまいかねません。

ノイズをキャンセルできるような高品質マイクや音声をクリアにできるスピーカーなどを用意しておくと良いですね。

弊社が運営する貸し会議室フランツでは、オプションでYAMAHA社の高性能スピーカーをご用意しています。質の高いウェビナー配信を予定されている方は、ぜひご検討ください。

当日、貸し会議室に入室できない場合や備品が足りない場合、配信中に機材トラブルが生じた場合などに、速やかに担当者に連絡がつくか、連絡先を調べておきましょう。

貸し会議室の中には、スタッフとすぐに連絡が取れないケースや、スタッフが常駐しておらず遠方から駆け付けるケースも少なくありません。万が一トラブルが生じた場合には、どのように対応すれば良いのかも確認しておくと安心です。

法人でも個人でもウェビナーやライブ配信を行える時代になってきました。配信では画面越しに移る背景によって、視聴者に様々なイメージを与えることができますが、やはりおしゃれな背景の方が視聴者への評判も良くなるでしょう。

バーチャル背景を用いるのも良いですが、おしゃれな貸し会議室をバックに行う方が臨場感もあり、ブランディングにもつながります。

ウェビナーやライブ配信を行う際は、本記事でご紹介した3つのポイントを押さえておき、より環境の整った貸し会議室を利用すると良いでしょう。

本文中でもご紹介しましたが、弊社運営のフランツでは、YAMAHAのオンラインスピーカーと、高性能ミーティングボードをオプションでご用意しています。ミーティングだけでなく、配信や展示会など様々な用途でお使いいただけますので、ちょっといい貸し会議室「フランツ」ぜひご検討ください。